- Lenovo(レノボ)「テレワークスタートガイド」について
- 「始めよう！テレワークスタートガイド」目次
- １章 テレワークについて知ろう！
- ２章 テレワークを導入しよう！
- ３章 テレワークを実施／定着させよう！
- ４章 緊急テレワーク、対応マニュアル
- まとめ
Lenovo(レノボ)「テレワークスタートガイド」について
皆さんは、テレワークされていますか？？
僕は、もともと、月１回くらい在宅勤務をしているのですが、最近のコロナの影響でテレワーク推奨の動きが活発になっているな～と思っていたら、日本経済新聞で、「レノボ日本法人、社員の9割がテレワークに」という記事を見つけました。
・１９８４年に中国で設立。２００４年にIBMのPC部門を買収。「Think Pad」の商標を獲得したことを皮切りに、富士通PC部門等も買収し、年450億ドル（約４兆８０００億円）以上の売上を誇るグローバル企業。
もちろんこの「社員の９割が」というのはコロナ対応として、とのことでしたが、同時に、レノボにおける「テレワーク勤務者の比率は本社オフィスの通常平均で20%」「2015年に社員が回数制限なくテレワークできる制度を導入」など、かなり前から全社的にテレワーク推進の取り組みを展開していたことがわかりました。
そこで今回は、レノボ社が発行した、「テレワークスタートガイド」について紹介してみたいと思います。
このたびの新型コロナウイルス対策で政府もテレワークの積極採用を推奨し、全社規模でテレワークを実施する企業が増えています。しかし一部の先進的企業を除き、生産性の低下、セキュリティの懸念などがあり、実施をためらうケースがあると考えられます。
そこで、2019年に発行した同ガイドに、「緊急テレワーク、対応マニュアル」を追加し、テレワークインフラや実施経験が十分でない企業がどのように今回の緊急事態に対処すべきかを追加しました。
今回のコロナ騒動を受け、一部先進的な働き方を取り入れている企業を除き、多くの企業や従業員の方が、急に「テレワークだ！」となったはいいものの、限られた時間の中でPC機器等の準備や勤務管理、人事評価の扱い等、企業として何をしたらよいかわからなかったり、また、従業員の立場からも、会議や日々のコミュニケーション、業務の進捗確認等、どうしたらいいかわからない！と感じていたりするのではないでしょうか。
そんな企業の担当者や、企業で働く方々にとって、急にテレワークをしなきゃいけなくなったとき最低限何をすればいいの？？と思ったとき、この「テレワークスタートガイド」を見ることで、自社の現状に対し、どのような対応をとったらいいのか、という点が書かれていますので、以下紹介するとともに、一緒に考えていけたらな、と思います。
まずは、以下目次です。
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「始めよう！テレワークスタートガイド」目次
１章 テレワークについて知ろう
テレワークとは？
業務と雇用、ココが変わります！
テレワーク導入と運用のＮＯＷ
２章 テレワークを導入しよう！
テレワークでもオフィス勤務でも労働法規の適用はおなじ
業績／業務評価のしくみをつくる
自社の業務に適したルールの作成と運用が必要！
テレワークに適したＩＴ環境を整備する
公的制度も用意されています
３章 テレワークを実施／定着させよう！
企業文化、慣習や慣例、従業員間目線の阻害要因を排除する
テレワークに適した業務環境、作業環境を整備する
テレワークにおける情報セキュリティ対策の考え方
４章 緊急テレワーク、対応マニュアル
労働基準関連法令への対応
最低限必要なＰＣのセキュリティ対策
コラボレーションインフラの導入と利用ガイドの明示
テレワークの実行はトップダウンで
テレワークだからこそ、意識してコミュニケーションの接点を増やす
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次に、各章具体的な中身について考えていきたいと思います。
１章 テレワークについて知ろう！
「テレワークとは？」
冒頭で、「さまざまな場所での柔軟な働き方は、以下のような経営課題を解決できると見込まれています」とし、テレワークが使われる６つの主なパターンが記されています。
従業員の育児や介護による離職防止
遠隔地の優秀な人材を雇用採用
地域の人口流出防止、Ｕターン転職者の雇用増加
災害時の事業継続
通勤時間／通勤混雑の削減とプライベートの充実
組織外とのコラボレーション強化
僕は、一般的な日本企業においてテレワークという働き方がもっと広まるには、まずは、「BCP(事業継続性)の観点から、『在宅勤務』ができる環境を整備すべき。」と思っています。
というのは、上記のうち、「災害時の事業継続」以外の、育児・介護目的等は、あくまでそれが必要な一部の従業員向けの特別扱い。とまだまだ見られていると思うからです。なので、制度として在宅勤務を開始します！と言っても、なかなか日本企業の年取ったおじさんたちの理解・承認が得にくいのではないでしょうか。（一言でいうと、「ワークライフバランス？なにそれ？」の価値観でずっと会社員生活を送ってきた人たち）。
でも、今回のコロナ騒動で、出社しなくても仕事できるようにしないと、そもそもビジネスが成り立たない！というリスクがようやく認識されてきたのだとすると、人事部門等、企業で在宅勤務導入・拡大を検討している担当者にとっては今がチャンスなんだと思います。周辺機器まで含めたＰＣ環境や、労務管理、評価制度、コミュニケーションのあり方等、テレワーク実施・拡大に向けた検討をこのタイミングで進めるべきと思います。
従業員の立場の人も、今回のコロナ騒動で、中途半端な実施環境だけと、とりあえずテレワークをすることになった。という方も多いのではないでしょうか。仕事を進めるうえでのコミュニケーションのあり方は会社・職場によって異なると思うので、自社・自職場ではどんな運用をすればちゃんと円滑にコミュニケーションをとれるかな、といったことを考え、周囲と共有しておくことが大切と思います。
２章 テレワークを導入しよう！
「業績／業務評価のしくみをつくる」
企業の規模や業務の状況に応じて、電話、電子メール、チャット、オンライン会議、音声・ビデオ通話などを柔軟に活用し、日々の業務の成果や進捗状況を把握することによって、従来通りの業務評価を適用できます。
上司も部下も、テレワークをする上で困るのがこの点ではないでしょうか。テレワークの特徴は、「双方顔が見えない中でのコミュニケーションが求められる」ことと、「より短期間での成果を求められること」にあると思っています。
そのため、上記にあるような使えるツールは何でも駆使したり、また、例えば意図的に上司をメールCCに多く入れたり、いつも以上にメール即レスしたり、意図的に自分の動きをアピールする工夫をすることが、双方の安心感につながると思います。
また、顔が見えない分、あらかじめ業務計画を出し、その進捗と、その日の成果を上司・部下間で共有することも双方の安心感につながるのだとすると、この点出社して仕事をするのに比べ、より短期間での成果を見られるという意味で、評価のされ方が異なるのではないかと思います（出社して仕事をする場合、１日単位で仕事を評価される、ということはそんなに無いんじゃないかと思います）。
３章 テレワークを実施／定着させよう！
大手企業の約１割がテレワークを導入したが、実際に「制度を導入した後に使われていない」ということが、現在の日本の働き方改革が抱える大きな課題となっています。
管理職はテレワークをする従業員が「サボるのではないか」「隠れ残業をするのではないか」従業員側には「自分の状況を上司は理解してくれていないのでは」「上司に相談できないと業務ができない」
自分もテレワーク（在宅勤務）をしていて感じるのは、よほどの事情がない限り積極的に在宅勤務しようとは思わない。ということです。実際は、ちゃんと仕事をしていればサボる暇なんてないし、ちゃんと進捗も共有するように心がけてはいるのですが、それでも、顔が見えない分、サボっているんじゃないか。と思われたらどうしよう。と思ってしまいます。つまり、テレワークで得られるメリット以上にデメリットが多いのでは。と思ってしまいます。
なので、２章で述べたように、ツールや運用を工夫するといった、テレワーク時のコミュニケーションのあり方をちゃんと上司・部下間で共有、確立しておかないと、「制度はあるが、使われない」ということになってしまうのかな～、と思います。
４章 緊急テレワーク、対応マニュアル
ＣＯＶＩＤ－１９への緊急対応などに起因し、十分な準備期間がない状態でテレワークを導入する必要性に迫られる企業や組織
コロナ対応のテレワーク実施という意味では、この対応は、会社によって差が出てくるんじゃないかと思います。現状ＰＣや周辺機器等の現有リソースに差があるでしょうし、現状取ることのできるセキュリティ対策等も異なってくるんだと思います。
とにかく、BCPの観点からであれば、広い意味でのテレワークではなく、感染のリスクや情報漏洩のリスク等考えると、最低限、「在宅勤務」に限る必要があると思いますが、その他、労働法規、セキュリティ対策、コミュニケーションをどう確保するか、等々、限られた期間の中で色々と考えるべきことは多いよな～、と思います。
ただ、今回各企業で、否応なしにテレワークのあり方を考える必要に迫られているのであれば、現状最低限検討しなければならない事項もそうだし、今後、より大きな自然災害等が発生した時でも事業を止めずに業務が行えるよう、このタイミングで、恒久的なテレワークのあり方を考えておく必要があると思います。
まとめ
以上、一口にテレワークといっても、会社によってテレワークのあるべき姿は異なると思いますし、取るべきアプローチも異なると思います。
各企業、レノボのガイド等活用しつつ、自社の現状、リスク等踏まえ、対策の検討を進めていったらいいのでは、と思います。
皆さんが普段テレワークでお感じのことがあったら教えていただけるとうれしいです！
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